Роль архивного отдела Администрации в социальной защите граждан

Государство, как важнейший институт общественной жизни людей, только тогда может иметь авторитет в их глазах, когда заботится о благосостоянии своих граждан. Архивный отдел Администрации МО «Селенгинский район» принимает самое активное участие в этой деятельности.

Из 20 тысяч архивных дел, сосредоточенных в муниципальном архиве, 7 тысяч единиц хранения архивных документов отражают трудовые отношения и имеют непосредственное практическое значение, связанное с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан.

Деятельность архивного отдела по исполнению социально-правовых запросов граждан осуществляется в соответствии с федеральными и республиканскими законами. В соответствии с пунктом 3 статьи 26 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивный отдел исполняет запросы граждан и предоставляет справки, выписки и копии архивных документов на безвозмездной основе.

В рамках реализации административной реформы и в целях упорядочения административных процедур при организации исполнения социально-правовых запросов граждан разработан Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов». Данный регламент предусматривает исполнение запросов граждан, связанных с их социальной защитой, пенсионным обеспечением, а также получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 2012 по 2017 годы архивным отделом исполнено 11037 запросов. В архив поступают запросы как от юридических лиц (администраций различных уровней, управлений Пенсионного фонда, предприятий и др.), так и от физических лиц. Запросы, поступающие в наш архив, имеют свою специфику. Как правило, в архив обращаются с просьбами о подтверждении стажа работы, в том числе и дающего право на досрочную пенсию в связи с тяжелыми и вредными условиями труда (льготный стаж), о размере заработной платы за пять, десять и более лет. Много запросов поступает о подтверждении записей, сделанных в трудовых книжках, что связано с некачественным их заполнением (не указаны номера приказов о приеме, переводах, увольнении; не стоит печать, не указано название организации и ее переименование, не верно сделаны исправления и т.д.). Нередко поступают запросы по восстановлению трудовых книжек. Эти запросы представляют большую трудность, т.к. человек не всегда точно помнит годы работы в той или иной организации и не точно указывает их в запросе, что влечет за собой просмотр большого количества документов.

В процессе организации исполнения запросов в отношении подтверждения трудового стажа и сведений о заработной плате архивный отдел взаимодействует с Государственным учреждением – Управлением Пенсионного фонда РФ по Селенгинскому району. Сейчас в архивном отделе  установлено программное обеспечение ViPNet – Деловая почта, которая позволяет полностью защитить электронный документооборот от несанкционированного доступа. Благодаря данной программе в архивный отдел приходят запросы не только с Республики Бурятия, но и со всей нашей необъятной страны. Всего за первое полугодие 2018 года с помощью программного средства ViPNet было исполнено более 409 запросов.

Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы гражданина, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета, карточки начисления заработной платы, расчетные ведомости по начислению заработной платы. Все сведения в архивной справке приводятся так, как они изложены в документах архива.

Несмотря на все сложности, возникающие при исполнении запросов, благодаря интенсивному и напряженному труду сотрудников архива удается соблюдать установленный законодательством срок исполнения запросов в 30 дней с момента поступления.

Тысячи человек благодаря нашим усилиям смогли подтвердить свои имущественные права, свой социальный статус, своевременно назначить пенсию, которая для некоторой категории населения нашего района является единственным источником средств существования, и смогли укрепить свою социальную защищенность.

 

Гэрэлма Дабаева, начальник архивного отдела