O трудовых книжках, заполненных работодателем с нарушением требований

Инструкции «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» (утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. №162.

Согласно пункту 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2012 №555, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Пунктом 41 Правил предусмотрено, что записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.

В настоящее время в Российской Федерации имеются три формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образца 1938, утвержденного Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 г. №1320 «О введении трудовых книжек» (Постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 г. №656 настоящее постановление признано утратившим силу с 01.01.1975 г.), образца 1974 г. (СССР), утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», и 2004 г. (Российская Федерация), утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Трудовая книжка образца 1974 г. имела хождение на всей территории бывшего СССР.

При оценке пенсионных прав граждан рассматриваются только две первые формы трудовых книжек.

Принимая трудовую книжку для рассмотрения, специалист т.о. ПФР должен проверить все записи в трудовой книжке. О периодах работы, вызывающих сомнения необходимо поставить в известность заявителя. Согласно пункту 2.5. Инструкции «В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь».

При возникновении сомнений по каким-либо вопросам, в том числе и по надлежащему оформлению трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки, территориальный орган ПФР должен принять все исчерпывающие меры для их устранения, например, путем истребования от юридических и физических лиц документов о стаже, необходимых для назначения пенсии.

Ошибки на титульном листе трудовой книжки

Нередко на титульном листе трудовой книжки встречается ошибка в написании фамилии, имени, отчества или даты рождения, что приводит к несоответствию этих сведений данным в паспорте или в свидетельстве о рождении. Например, на титульном листе трудовой книжки допущена ошибка в имени: вместо «Наталия» написано «Наталья». Каковы действия специалиста т.о. ПФР, если ошибка была сделана специалистом кадровой службы давно и работник сменил несколько мест работы?

Исправить ошибку можно несколькими способами в зависимости от того:

— продолжает ли в настоящее время хозяйственную деятельность предприятие, которое впервые оформляло трудовую книжку.

— имеется ли возможность у гражданина обратиться в настоящее время в ту организацию, которая оформляло трудовую книжку.

— не было ли в той организации каких-либо изменений (переименования, реорганизации и т.д.).

Вариант 1. Изменений у бывшего работодателя за прошлые годы не произошло

В этом случае исправления вносит тот работодатель, который заполнял титульный лист трудовой книжки и допустил ошибку. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а рядом вносится правильная. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на паспорт, произведенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (п.2.5. Инструкции).

Вариант 2. Изменилось наименование бывшего работодателя

Возможно, в результате реорганизации (или нескольких) наименование организации – работодателя изменилось, но правопреемник готов исправить допущенную ранее ошибку. В этом случае работнику необходимо получить в организации справку о прошедших реорганизациях предприятия, в которой будут указаны в хронологической последовательности все изменения. Эта справка представляется в т.о. ПФР. На внутренней стороне обложки трудовой книжки правопреемник организации-работодателя должен сделать запись, заверенную подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью нынешнего предприятия.

Вариант 3. Если бывший работодатель находится в другом городе

Если бывший работодатель находится в другом городе, можно обратиться к нему с просьбой дать официальное разрешение на исправление допущенной им ошибки в трудовой книжке его бывшего работника. На основании положительного ответа нынешний работодатель может внести исправление в титульный лист трудовой книжки со ссылкой на паспорт и письмо бывшего работодателя. Подлинник письма работник представляет в т.о. ПФР.

Вариант 4 Организация ликвидирована или обратиться в нее невозможно по другим причинам

1. В случае невозможности обращения в организацию, выдавшую трудовую книжку (в связи с ее ликвидацией, географической удаленностью местности расположения и по другим причинам). Гражданину необходимо обратиться в суд. На основании заявления суд выносит решение об установлении факта принадлежности работнику трудовой книжки (правоустанавливающего документа).

В суд необходимо представить следующие документы:

— паспорт, свидетельство о рождении, где правильно указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения;

— документ, подтверждающий невозможность внесения исправления в трудовую книжку;

— трудовую книжку, принадлежность которой устанавливается.

Получив на руки положительное решение суда, работник предъявляет его по месту работы для внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки.

Обращаю ваше внимание: основанием для внесения записи об исправлениях в подобных ситуациях может быть не только решение суда, но и, например, архивная справка.

2. Комиссия по рассмотрению вопросов по реализации пенсионных прав граждан т.о. ПФР может принять положительное решение по документам, представленным на назначение пенсии и содержащих расхождение в Ф.И.О. в одной букве. В этом случае не нужно направлять заявителей в суд (Письмо ОПФР по Республике Бурятия от 03.12.2004 г. №8064/11).

Ошибки в содержании трудовой книжки

При заполнении трудовых книжек кадровые службы, несмотря на, казалось бы, простые требования, перечисленные в Инструкции, нередко допускают многочисленные ошибки. Однако, в отличие от внесения исправлений в титульный лист, зачеркивание неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, не допускается.

Согласно пункту 2.9. Инструкции «…При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за N таким-то недействительна, уволен…» и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликата».

Наименования организации в штампе при приеме на работу

и в оттиске печати не соответствуют друг другу

На практике встречаются ситуации, когда наименование организации в штампе при приеме на работу не соответствует наименованию организации, указанному в оттиске печати. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации (п.2.13. Инструкции).

Возможные ошибки:

— наименование организаций не совпадают (В штампе при приеме на работу указано только краткое наименование ЗАО «Восторг», в печати – полное наименование Закрытое акционерное общество «Восторг». В штампе при приеме на работу наименование организации указано — ЗАО «Восторг», в печати — ООО «Восторг», изменение формы собственности);

Для сведения: это правило касается и индивидуальных предпринимателей. Запись в трудовой книжке «ИП Иванов И.И.» считается неверной и ее надо исправить на «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович» (ИП Иванов И.И.)». Предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников только с 06.10.2006 г. (ст.66 ТК РФ) До указанной даты в их обязанность входила лишь регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления. Причем, если работник был принят на работу до 06.10.2006 и продолжал работать далее, то предприниматель должен был внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 № 5140-17).

На проблему указания наименования организации обращаем ваше особое внимание. Согласно пункту 2.14. Инструкции «Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер».

Если записи в трудовой книжке сделаны с отступлением от правил, установленных Инструкцией (например, отсутствует запись о переименовании организации), т.о. ПФР по совокупности имеющихся документов может быть принято решение о возможности принятия таких записей в качестве доказательства страхового и общего трудового стажа (Письмо ПФР от 26.06.2007 №25-27/6962).

Ошибки в заполнении на иных языках

Ранее действовавшие нормативные правовые акты по вопросам ведения трудовых книжек устанавливали, что заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной республики, на территории которой расположена организация, и на официальном языке СССР (п. 2.1 Инструкции).

Если трудовая книжка заполнена на других языках, требуется нотариально заверенный перевод этих записей.

Гражданам, прибывшим из стран СНГ, представившим документы с реквизитами на славянских языках без нотариально заверенного перевода, положительное решение вопроса возможно, когда записи на славянских языках (украинском, белорусском) в представленных для установления пенсии документах читаемы и не требуют дополнительного перевода (Письмо ПФР от 26.06.2007 №25-27/6962).

Отсутствует печать организации

Согласно общему правилу запись о приеме на работу заверять не требуется, а вот при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя , заверяются:

— подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

— если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста.

Что делать, если в трудовой книжке работника запись об увольнении не заверена печатью предприятия или печатью отдела кадров? Для решения этого вопроса следует обратиться к прежнему работодателю за справкой, подтверждающей его работу в данной организации. Если к моменту обнаружения ошибки организация была ликвидирована, необходимо обратиться в архив. Если архивные документы отсутствуют, то стаж по трудовой книжке работнику зачесть невозможно. Этот период возможно засчитать либо по свидетельским показаниям, либо по решению суда.

В силу представленных законодателем полномочий (пункты 12 и 13 Постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 №17/19пб) при рассмотрении документов, представленных для установления пенсии, территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации:

— дает оценку содержащимся в них сведениях, их соответствия данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов;

— проверяет в необходимых случаях обоснованность их выдачи…;

— принимает меры по фактам представления документов, содержащих недостоверные сведения;

— принимает решения и распоряжения об установлении пенсии либо об отказе в ее установлении на основании совокупности представленных документов.

Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации на основе всестороннего, полного и объективного рассмотрения всех представленных документов принимает решения и распоряжения об установлении пенсии или об отказе в установлении пенсии.

Данное правило можно применить и при принятии территориальным органом ПФР решения о зачете (незачете) в стаж для установления трудовой пенсии периодов, вызывающих сомнение при оценке представленных документов о стаже.

Ответом на второй вопрос Письма ОПФР по Республике Бурятия от 24.04.2009 №11-И-27 не руководствоваться.

Таким образом, при обращении граждан за установлением трудовой пенсии после 01.09.2012 сведения о страховом (трудовом) стаже в трудовых книжках следует рассматривать с учетом вышеуказанных разъяснений.